Wie werden Shop und ERP-System eine Einheit?
Serie Teil I: Onlineshop und ERP-System – Stolpersteine auf dem Weg des Erfolgsduos
Vollständige Integration oder Schnittstellenanbindung
Soll ein Onlineshop in das bestehende ERP-System integriert werden, muss die Frage nach dem Integrationsmaß zwingend beantwortet werden. Dabei reichen die Möglichkeiten von einer einfachen Anbindung bis zur vollständigen Integration mit Echtzeitsynchronisierung. Welche Lösung die bessere ist, hängt vom jeweiligen Fall ab.
Verwirrung um die Begriffe Integration und Anbindung
Die Begriffe Integration und Anbindung – bezogen auf Software – werden im Praxisalltag oft Synonym verwendet. Das sorgt oft für Verwirrung. Dabei gibt es zwischen ihnen erhebliche Unterschiede.
Integration bezeichnet in der Regel eine engere Verzahnung, die einerseits für eine hoch abgestimmte Zusammenarbeit der Anwendungen sorgt; andererseits aber auch zu Abhängigkeiten und Funktionsstörungen zwischen den Programmen führen kann.
Bei einer Anbindung mittels einer Schnittstelle handelt es sich hingegen um eine lockerere Form der Zusammenarbeit. Die Gefahr für Abhängigkeiten und Konflikte ist hier nicht so groß, dafür lässt sich aber auch die Funktionalität zwischen den Anwendungen nicht so fein abstimmten.
Was haben menschliches Zusammenleben und technische Integration gemeinsam?
Um die Unterschiede zwischen technischer Integration und Anbindung besser zu veranschaulichen, könnten Formen des zwischenmenschlichen Umgangs und Zusammenlebens als Vergleich herangezogen werden. Leben mehrere Personen in einem Haushalt etwa als Familie zusammen, ist ihre Lebensweise stark verzahnt und damit integriert. Funktioniert das Familienleben gut, unterstützen sich alle gegenseitig im Alltag und nutzen dabei z. B. auch viele Haushaltsgeräte und -einrichtungen gemeinsam. So profitieren die Haushaltsmitglieder von Synergien, dazu gehören Aufwands- und Kosteneinsparungen. Auf der anderen Seite erfordert diese Lebensform auch mehr gegenseitige Rücksicht, die die individuellen Spielräume einschränken kann. Das Konfliktpotenzial ist dadurch tendenziell höher als etwa zwischen Menschen, die allein leben.
Ganz anders sieht es aus, wenn eine Familie Unterstützung von außen anfordert, um ein spezifisches Problem zu lösen. Es kann sich dabei um einen Babysitter, eine Putzhilfe oder einen Handwerker handeln. Diese Personen führen eine Dienstleistung schnell und unkompliziert – und im Idealfall zur vollsten Zufriedenheit der Auftraggeber aus – und verlassen anschließend wieder das Haus. Dadurch sind sie in ihrer Zeit- und Lebensgestaltung nur minimal von der Familie in Frage betroffen. Sie müssen nicht so anpassungsfähig sein, wie die Familienmitglieder untereinander, genießen aber auch nicht die Vorteile des Familienlebens.
Integration von Shop- und ERP-Lösungen: Vor- und Nachteile
Wenn ein ERP-System und ein Onlineshop miteinander enger integriert werden sollen, werden zwei Software-Komponenten zu einer Einheit verschmolzen. Sie greifen dann auf gemeinsame Daten zu – die etwa in einer Datenbank abgelegt sind. Das hat mehrere Vorteile: Zum einen sind die Daten zwischen ERP-System und Onlineshop immer auf dem aktuellen Stand. Gibt jemand einen neuen Datensatz in die ERP-Software ein – z. B. eine Preisänderung eines Artikels – werden die Daten (fast) sofort in die Onlineshop-Software übertragen. Umgekehrt wird auch der Verkauf eines Artikels im Onlineshop echtzeitnah an das ERP-System gemeldet.
Darüber hinaus entfallen beim integrierten System viele Kosten. Der Pflege- und Wartungsaufwand ist oft geringer, weil beide Bestandteile viele gemeinsame Komponenten und Standards nutzen.
Eine stärkere Integration bedeutet allerdings häufig ein wesentlich komplexeres Projekt, da viele Prozesse und mehrere IT-Systeme ideal aufeinander abgestimmt werden müssen. Das Projektmanagement kann unter Umständen – z.B., wenn nicht sauber durchgeführt – zu einem erheblichen Zeitverlust und hohen Kosten führen. Außerdem kann die Tiefe der Integration auch dazu führen, dass bei einer der Lösungen oder auch bei beiden Lösungen ein Teil der Funktionalität ausfällt bzw. eingeschränkt wird. Beispielsweise könnte eine Software immer wieder abstürzen, weil sie sich mit der anderen Software bei einem bestimmten Vorgang nicht abstimmen kann.
Anbindung mithilfe einer Schnittstelle: Vor- und Nachteile
Ganz anders sieht es aus, wenn eine Lösung durch eine Schnittstelle angebunden wird. Hier findet keine enge Integration statt. Die beiden Lösungen bleiben selbstständig und tauschen spezifische, im Voraus festgelegten Daten aus. Ein Onlineshop und ein ERP-System könnten so weitgehend ihre Selbstständigkeit behalten. Das kann sinnvoll sein, wenn der technische oder ökonomische Aufwand der Integration zu hoch oder der geschäftliche Nutzen gering ist. Denn Schnittstellen sind oft auf die geforderten Fähigkeiten ideal programmiert, kommen schlüsselfertig daher, fügen sich nahtlos ein und wurden in der Regel in zahlreichen Projekten erfolgreich umgesetzt, ohne dass das Rad jedes Mal neu erfunden werden musste. Hier können z.B. alle am Tage im Onlineshop verkauften Artikel – etwa durch Anklicken einer Taste – ins ERP-System übertragen werden. Anbindungstiefe und -umfang lassen sich natürlich auch abstufen. So kann es durchaus angebracht sein, dass die Daten nicht einmal am Tag, sondern mehrmals täglich oder sogar in kürzeren Zeitabständen aktualisiert werden.
Ein wesentlicher Nachteil einer solchen Vorgehensweise ist die Zeitverzögerung. Diese kann dazu führen, dass falsche Entscheidungen aufgrund nicht aktueller Daten getroffen werden. Das kann zur Verärgerung seitens der Kunden und zu Umsatzverlusten führen. Beispielsweise könnte auf der Webseite des Onlineshops ein Artikel noch als ausverkauft angezeigt sein, wenn die neue Lieferung bereits eingetroffen ist. Andersherum könnte auf der Webshop-Seite angegeben sein, dass bestimmte Artikel vorrätig sind, während sie in Wirklichkeit nicht mehr auf Lager sind. Wenn dann z. B. der Kunde ein zum Kindergeburtstag bestelltes Fahrrad nicht pünktlich bekommt, werden dadurch die Kundenloyalität und die Shop-Bewertungen in Mitleidenschaft gezogen.
Anbindung vs. Integration: weitere Punkte, die es zu beachten gibt
Weil ERP-Software heute noch oft lokal betrieben wird, der Onlineshop dagegen öffentlich, agieren beide Systeme in unterschiedlichen Netzwerken. Sie unterliegen deswegen auch unterschiedlichen Sicherheitsstandards. Ein Onlineshop muss – weil wegen öffentlichem Betrieb mehr gefährdet – höhere Sicherheitsstandards erfüllen, als ein lokales ERP-System. Dazu kommen möglicherweise unterschiedliche Betriebssysteme, auf denen die ERP- und die Webshop-Software laufen. Darüber hinaus muss ein Webshop häufig an zusätzliche Services, wie z. B. einen Payment-Service Provider angebunden werden. Diese Unterschiede und Anforderungen können unter Umständen den Aufwand einer Integration deutlich erhöhen.
Bei einer Anbindung mittels einer Schnittstelle sollte man andererseits beachten, dass der Datenaustausch vom Shop und der ERP-Lösung zumeist einen Datenverkehr zwischen zwei eigenständigen Datenbanken voraussetzt. Die Datenübertragung sollte deswegen verschlüsselt werden.
Fazit
Grundsätzlich sollte man sich auch bewusst sein, dass es neben einer vollen Integration und einer losen Anbindung mehrere Zwischenstufen gibt. Die Wahl der Integrations- bzw. Anbindungstiefe sollte das optimale Verhältnis zwischen den erwarteten geschäftlichen Vorteilen und dem Aufwand bzw. dem Risiko im Zusammenhang mit der Umsetzung und dem Betrieb einer gegebenen Software-Lösung bestimmen. Unternehmen sollten also vor Projektstart sorgfältig evaluieren, welches Szenario entsprechend der etablierten Prozesse und der vorhandenen IT-Umgebung das passende ist. Gute Praxisbeispiele, technische Szenarien bis hin zu schlüsselfertigen Lösungen gibt es reichlich. Allein das einzig wahre und für alle Bedürfnisse perfekte Set-up ist nicht am Markt verfügbar. Das muss jedes Unternehmen für sich selbst erarbeiten.