7 Faktoren, die entscheidend sind
bei der Einführung eines neuen IT-Systems
Von Simon Edel, PR- und Content-Manager bei Laudert
Verbesserte Datenhaltung, effizientere Prozesse, straffere Workflows: Der Einführung eines neuen IT-Systems geht meist eine klare Vision voraus. Als Anbieter einer eigenen, intuitiven PIM- und MAM-Lösung unter dem Namen LaudertMediaPort®, aber auch als langjähriger Implementierungspartner von OXID und weiteren PIM-Anbietern, verfügt Laudert über ein weites Know-how in der Entwicklung, Umsetzung und Individualisierung komplexer IT-Systeme. Daraus hat das Unternehmen Erfolgsfaktoren identifiziert, die zur Erreichung der eigenen Vision und der einhegenden Ziele unbedingt beachtet werden sollten.
1. Nur gemeinsam stark: Systemeinführung ist Team-Sache
Die Einführung eines neuen IT-Systems ist nie ein reines IT-Projekt. Interdisziplinär denken ist das Stichwort – die jeweiligen Fachabteilungen sind unbedingt miteinzubinden. Nur mit einem zuverlässigen Team wird ein Projekt seine Ziele erreichen können.
Einen wichtigen Part spielen die sogenannten Key User also jenen Personen, die das System später in besonderem Maße nutzen werden: Sowohl bei der Erarbeitung der Anforderungen als auch beim Testing und Bewerten jeglicher Implementierungsphase ist ihre Expertise und ihr Feedback gefragt. Eine frühe Einbindung dieser User in das Projekt ist unabdingbar.
Projekt-Paten (oder Themen-Paten) übernehmen die Verantwortung für ihre Fachabteilung im Projekt. Sie evaluieren das Projekt ständig aus der Sicht ihrer Abteilung und liefern damit wertvollen Input.
Mit der Bestimmung eines Product Owners wird einer Person die Gesamtverantwortung für ein Projekt übertragen. Er muss die klare Vision des Projekts verinnerlicht haben, Entscheidungen treffen und auch Fachabteilungen final überstimmen können – mit Unterstützung des Lenkungskreises:
Der Lenkungskreis sollte mindestens aus dem Projektleiter, beteiligte Personen aus dem Management sowie dem Dienstleister bestehen. Auch hier ist es wichtig, dass Mitglieder das Projekt mit Nachdruck unterstützen, um zielführende Entscheidungen treffen zu können. Risiko-Bewertung und Evaluierung jeglicher Projektschritte sind bedeutende Aufgaben des Lenkungskreises.
Ein essenzieller Schlüssel für den Projekt-Erfolg ist in diesem Kontext der ehrliche Umgang miteinander. Dazu gehört auch die offene Kommunikation mit dem Dienstleister – z.B. wenn politische Gründe auf den ersten Blick nicht nachvollziehbare Entscheidungen transparent werden lassen. Wie sagt man so schön im Englischen? There is no „I“ in „Team“.
2. Agiles Vorgehen zur Qualitäts- und Akzeptanzsicherung
Auch in PIM-Projekten setzt sich der agile Ansatz mehr und mehr durch. Frei nach dem Voltaire-Grundsatz „Perfect is the enemy of good“ steht eine klare Vision über dem Projekt, der sich das gesamte Vorgehen unterordnet.
Im Projekt wird sich dem Gesamtziel über kleine iterative Schritte genähert. Der Vorteil liegt auf der Hand: Jeder Step ermöglicht Feedback aus Anwendungstest der jeweiligen Key User, das sich positiv auf die weitere Projektumsetzung auswirkt und auch einen relevanten Faktor für die Qualitätssicherung darstellt.
Elementar sind erste gezielte Quick Wins – sie bringen zeitnah greifbare Ergebnisse und fördern dadurch eine positive Einstellung zum Projekt. In einem PIM-Projekt könnte ein solches Ziel zum Beispiel heißen: Wir möchten bis zu Punkt X den Kanal E-Commerce bespielen können.
3. Prozesse neu denken, Change-Management durchsetzen
Change-Management ist ein ebenso großer wie signifikanter Begriff für die Erreichung der Ziele eines IT-Projekts. Um durch die Einführung eines neuen Systems tatsächlich besser, schneller, flexibler zu werden, ist es unabdingbar, Prozesse komplett anzupacken und neu digital zu denken.
Daher ist es grundlegend, Prozesse nicht 1 zu 1 zu übernehmen, ohne die Möglichkeiten in Betracht zu ziehen, die ein System mit sich bringt. Gerade an diesem Punkt gehen häufig Effizienz und Synergien verloren. Zudem: Ein schlechter analoger Prozess 1 zu 1 umgesetzt in einen digitalen Prozess ergibt auch nur einen schlechten digitalen Prozess. Jeglicher systemische Vorteil geht verloren.
Change-Management im Rahmen einer Systemeinführung ist oft mit einem Paradigmen-Wechsel verbunden. Durch das neue System werden Verantwortlichkeiten verlagert – und damit wird auch ein Punkt erreicht, bei dem man auf erhebliche Widerstände treffen kann. Unbedingt beachten und vordenken!
4. Kein IT-System ist eine eierlegende Wollmilchsau
Ein IT-System hat einen klaren Einsatzzweck. Oder einfacher gesagt: Ein PIM ist ein PIM und kein ERP oder CRM – und genau darauf gilt es, sich zu konzertieren. Jedes System hat seine Berechtigung, und auch das System des aktuellen Projekts sollte nicht als Allheilmittel gesehen werden, sondern als Werkzeug zu Erreichung der Ziele seiner Bestimmung.
Von der anderen Seite betrachtet bedeutet das auch, dass Probleme von außerhalb nicht in das System verlagert werden sollten. Ein PIM-System zum Beispiel ist nicht dafür da, Probleme und Zuständigkeiten in der Aufnahme von Daten zu lösen – dies muss außerhalb des Projekts passieren, damit das PIM seinen Zweck erfüllen kann.
Jegliche Systeme müssen als das gesehen werden, was sie sind. Falsche Erwartungshaltungen führen sonst zu Frust und Ärger.
5. Folgeprojekte im Budget miteinkalkulieren
Ein kurzer, aber enorm wichtiger Aspekt. Durch das Eruieren von genauen Schätzungen und Erfahrungswerten und einer detaillierten Kostenaufstellung wird verhindert, dass das Budget überschritten wird. Wichtig: In den allermeisten Fällen ist die Einführung eines neuen IT-Systems kein einmaliges Projekt. Unbedingt beachtet werden sollten daher bereits absehbare Kosten für Folgeprojekte!
6. Datenmigration ist Potenzial und Risiko zugleich
Die Nutzung eines neuen IT-Systems bringt in der Regel auch eine Migration von Daten mit sich. Aus Laudert-Perspektive kann dieser Aspekt nicht genug betont werden – denn gerade hier liegt nicht nur viel positives Potenzial versteckt, sondern auch viel Risiko, das ein Projekt an den Rand des Scheiterns bringen kann.
Essenziell ist es daher, die Datenmigration frühzeitig mit einzuplanen. Das heißt auch, sich im Vorfeld der Migration der Komplexität der Migration bewusst zu werden – dies betrifft zum Beispiel Transformationen oder das Splitting von Daten.
Die Migration der Daten ist auch eine Chance, die wahrgenommen werden sollte, um wichtige Daten (beim PIM entsprechend Produkt- und Mediendaten) zu bereinigen. Laudert unterstützt solche Datenbereinigungen im Bereich des Content- und Medienmanagements gerne.
7. Standards nutzen, aber nicht erzwingen
Im Rahmen des unter Punkt 3 angesprochenen Change-Managements und der Neugestaltung sämtlicher Prozesse sollte ein besonderer Fokus auf die Nutzung der Standards eines Systems gelegt werden.
Best Practices helfen dabei, die Standards des Systems zu verstehen und auf die eigenen Anforderungen adaptieren zu können.
Dazu gehört unbedingt auch die Bereitschaft, alte Prozesse/Strukturen aufzubrechen, um die Standards und damit die Effizienz- und Geschwindigkeitsvorteile des neuen Systems effektiv ausnutzen zu können.
Trotzdem kann es nach genauerer Analyse vorkommen, dass Sonderprogrammierungen und Implementierungen notwendig sind, um die unternehmenseigenen Anforderungen und Bedürfnisse über das System abzubilden. Dort, wo es sinnvoll ist, sollte das auch gemacht werden – ein in einen Standard gepresster, aber nicht funktionaler Prozess ist natürlich nicht zielführend.
Autor
Simon Edel ist PR- und Content-Manager bei Laudert. Mit über 500 Mitarbeitern ist das „Home of Media“ einer der größten und erfolgreichsten Medien- und IT-Dienstleister für die Produkt- und Markenkommunikation.